Last updated: 2 June 2026 · Version 1.0 (draft)
The short version
- We collect what we need to run the shop: your order details, your contact details, your payment data (via Stripe — we never see your full card number), and basic site analytics.
- We use the data to fulfil your orders, to reply to you, to keep the site secure, and to comply with Belgian tax law.
- We share data only with the processors that make the shop work: Hostinger (hosting + email), Stripe / WooPayments (payments), PostNL (delivery), Brevo (transactional email), Web3Forms (contact form), Google (Search Console + fonts).
- Some processors are in the US. We rely on the EU–US Data Privacy Framework and Standard Contractual Clauses.
- You have rights: access, correction, deletion, restriction, portability, objection, complaint.
- Contact: info@vintageoutboardengineparts.com.
1. Controller
The controller for the personal data processed via this website is:
- Trading name
- Duinker Motor Service (Eenmanszaak)
- Operating as
- Vintage Outboard Engine Parts (VOEP)
- Operator
- Alex Duinker
- Address
- Wisselstraat 15, 3583 Paal-Beringen, Belgium
- KBO/BCE
- 0893.930.125
- BTW/VAT
- BE0893930125
- Email
- info@vintageoutboardengineparts.com
VOEP is a small sole trader. We have not appointed a Data Protection Officer (DPO) and we are not legally required to. The operator above is the point of contact for all privacy questions.
2. What we collect and why
2.1. Order data
When you place an order: name, billing and shipping address, email, phone (if given), order content, order value, payment method, transaction reference, IP address of the device used to place the order.
Purpose: performance of the contract (Art. 6(1)(b) GDPR) — we cannot ship an order without it. Retention: 7 years from invoice date, as required by Belgian tax and accounting law.
2.2. Payment data
Cardholder name, billing address, tokenised card details, transaction metadata.
Purpose: performance of the contract (Art. 6(1)(b)) and our legal obligations on fraud prevention and bookkeeping (Art. 6(1)(c)). Retention: we ourselves do not store full card numbers — Stripe and WooPayments do, under their own retention rules. We retain transaction references for 7 years.
2.3. Contact form & email correspondence
Name, email, message, plus IP address / user-agent collected by Web3Forms for spam protection.
Purpose: our legitimate interest in being able to reply to you (Art. 6(1)(f)). Retention: 12 months from last reply, unless the message becomes part of an order file (then 7 years).
2.4. Account data (only if you create an account)
Account creation is optional. If you create one: email, hashed password, order history, addresses.
Purpose: performance of the contract (Art. 6(1)(b)). Retention: as long as the account exists; you can delete it at any time by emailing us.
2.5. Newsletter (only if you opt in)
VOEP does not currently send marketing newsletters. Brevo is used only for transactional emails (order confirmations, invoices, password resets), based on contract performance (Art. 6(1)(b)).
Purpose: your consent (Art. 6(1)(a)). Retention: until you unsubscribe. Every newsletter contains a one-click unsubscribe link.
2.6. Server logs & security
Hostinger automatically logs: IP address, date/time of request, URL requested, HTTP status, user-agent, referrer.
Purpose: our legitimate interest in keeping the site secure and diagnosing technical issues (Art. 6(1)(f)). Retention: typically 30 days, per Hostinger's defaults.
2.7. Cookies & analytics
See the Cookie section in the Legal Notice. Non-essential analytics cookies are only set with your prior consent (Art. 6(1)(a)).
3. Who else sees your data — recipients and processors
We share personal data only with the third parties that make the shop work. Each of them is a data processor under Art. 28 GDPR, with a data-processing agreement (DPA) in place or available, and is listed below with its role, the data involved, the country where it processes, and the legal basis.
| Recipient | Role | Data | Country | Legal basis (Art. 6 GDPR) |
|---|
| Hostinger International Ltd. |
Domain, web hosting, email hosting, backups, server logs. |
All site content, order data, customer messages, server logs (incl. IP), inbox content for info@vintageoutboardengineparts.com. |
Cyprus (EU) |
6(1)(b) and 6(1)(f) |
| Automattic Inc. (WooCommerce) |
E-commerce engine that powers orders, products, and the cart. Order data is stored on the site's own database (hosted by Hostinger). No telemetry is sent to Automattic. |
Order data, cart data, account data (if account created). |
USA |
6(1)(b) |
| WooPayments (Automattic Inc.) & Stripe, Inc. |
Payment processor. |
Cardholder name, billing address, tokenised card details, transaction metadata. |
USA (Stripe operates EU traffic via Stripe Payments Europe Ltd., Ireland) |
6(1)(b) and 6(1)(c) |
| PostNL N.V. (and any future carrier we add) |
Delivery. |
Name, delivery address, phone (where required by carrier), order reference. |
The Netherlands (EU) |
6(1)(b) |
| Brevo SAS |
Transactional email processor (order confirmations, invoices, password resets). NOT used for marketing newsletters. |
Email address, name, transactional content. |
France (EU) |
6(1)(b) |
| Awesome Motive, Inc. (WP Mail SMTP) |
WordPress plugin that routes all outgoing site emails through Brevo (see Brevo row above). |
Plugin software only; no personal data is stored by Awesome Motive. Email content flows through Brevo. |
USA (software vendor only) |
6(1)(f) |
| Web3Forms |
Third-party contact-form relay. Web3Forms receives the form submission and forwards it to VOEP's inbox. See web3forms.com/privacy for storage location and retention. |
Name, email, message, IP / user-agent (anti-spam). |
Per Web3Forms privacy policy |
6(1)(f) |
| Google LLC — Site Kit, Search Console |
Webmaster diagnostics and search-indexing data. |
URLs, crawl data, search query data (aggregated), Site Kit auth cookies. |
USA |
6(1)(f) |
| Google LLC — Google Fonts |
External font loader (fonts.googleapis.com). |
IP address, user-agent (request-only; no cookie set). |
USA |
6(1)(f) |
| Rank Math (on-site SEO plugin) |
SEO management plugin running entirely on the WordPress install. No third-party data sharing under default settings. |
None shared externally. |
n/a (on-site) |
n/a |
4. International transfers
Some processors are established in or process data in the United States (Automattic, Stripe, Awesome Motive, Google). For these transfers we rely on:
- the EU–US Data Privacy Framework adequacy decision of 10 July 2023, where the processor is certified under that Framework; and/or
- the European Commission's Standard Contractual Clauses (SCCs) of 4 June 2021, where Framework certification is not in place.
For Web3Forms, the storage location is set out in their own privacy policy at web3forms.com/privacy; the same SCC / Framework basis is relied on for any transfer outside the EU.
5. Retention
- Order and invoice data: 7 years from invoice date (Belgian Code of Economic Law, Art. III.86 and Art. III.88).
- Contact-form messages: 12 months from last reply.
- Server logs: typically 30 days (Hostinger default).
- Newsletter data: until you unsubscribe.
- Analytics data: not collected (VOEP does not run any analytics or tracking scripts).
6. Your rights
Under Articles 15–22 GDPR you have the right to:
- access the personal data we hold about you;
- have inaccurate data corrected;
- have data erased ("right to be forgotten"), within the limits of our legal retention duties;
- restrict processing;
- receive your data in a portable format;
- object to processing based on our legitimate interest (incl. profiling, where applicable);
- withdraw your consent at any time, without affecting processing that already took place;
- not be subject to automated decision-making producing legal effects — we do not engage in such automated decision-making.
To exercise any of these rights, email info@vintageoutboardengineparts.com. We may ask you to confirm your identity.
7. Right to complain
If you believe we are not handling your data correctly, you may lodge a complaint with the Belgian Data Protection Authority:
- Authority
- Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données
- Address
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Belgium
- Website
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
8. Children
This site is not directed at children under 16. We do not knowingly collect personal data from children. If you believe a child has provided us with personal data, contact us so we can delete it.
9. Changes
We may update this Privacy Policy. The current version with its "last updated" date is always available at this URL.
Laatst bijgewerkt: 2 juni 2026 · Versie 1.0 (concept)
Kort samengevat
- Wij verzamelen wat nodig is om de webshop te runnen: uw bestelgegevens, contactgegevens, betaalgegevens (via Stripe — wij zien uw volledig kaartnummer niet) en basisstatistieken.
- Wij gebruiken die gegevens om bestellingen uit te voeren, u te beantwoorden, de site veilig te houden en te voldoen aan de Belgische fiscale wetgeving.
- Wij delen gegevens enkel met de verwerkers die nodig zijn voor de werking van de shop: Hostinger (hosting + e-mail), Stripe / WooPayments (betalingen), PostNL (verzending), Brevo (transactionele e-mail), Web3Forms (contactformulier), Google (Search Console + fonts).
- Sommige verwerkers zitten in de VS. Wij baseren ons hiervoor op het EU–US Data Privacy Framework en Standard Contractual Clauses.
- U heeft rechten: inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar, klacht.
- Contact: info@vintageoutboardengineparts.com.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de via deze website verwerkte persoonsgegevens is:
- Handelsnaam
- Duinker Motor Service (Eenmanszaak)
- Onder de naam
- Vintage Outboard Engine Parts (VOEP)
- Zaakvoerder
- Alex Duinker
- Adres
- Wisselstraat 15, 3583 Paal-Beringen, België
- KBO/BCE
- 0893.930.125
- BTW
- BE0893930125
- E-mail
- info@vintageoutboardengineparts.com
VOEP is een kleine eenmanszaak. Wij hebben geen Data Protection Officer (DPO) aangesteld en zijn daartoe wettelijk niet verplicht. De zaakvoerder hierboven is het aanspreekpunt voor alle privacyvragen.
2. Wat verzamelen wij en waarom
2.1. Bestelgegevens
Bij een bestelling: naam, facturatie- en leveringsadres, e-mailadres, telefoonnummer (indien opgegeven), bestelinhoud, bestelbedrag, betaalmethode, transactiereferentie, IP-adres van het toestel waarmee besteld werd.
Doel: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b) AVG) — zonder deze gegevens kunnen wij niet leveren. Bewaartermijn: 7 jaar vanaf factuurdatum, conform de Belgische fiscale en boekhoudwetgeving.
2.2. Betaalgegevens
Naam van de kaarthouder, facturatieadres, getokeniseerde kaartgegevens, transactiemetadata.
Doel: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b)) en wettelijke verplichtingen inzake fraudepreventie en boekhouding (art. 6, lid 1, c)). Bewaartermijn: wijzelf bewaren geen volledige kaartnummers — Stripe en WooPayments doen dat onder hun eigen voorwaarden. Wij bewaren transactiereferenties 7 jaar.
2.3. Contactformulier en e-mailverkeer
Naam, e-mail, bericht, plus IP-adres / user-agent die Web3Forms verzamelt ter bestrijding van spam.
Doel: ons gerechtvaardigd belang om u te kunnen antwoorden (art. 6, lid 1, f)). Bewaartermijn: 12 maanden vanaf de laatste reactie, tenzij het bericht onderdeel wordt van een bestelling (dan 7 jaar).
2.4. Accountgegevens (enkel als u een account aanmaakt)
Een account aanmaken is optioneel. Indien u dit doet: e-mail, gehasht wachtwoord, bestelhistoriek, adressen.
Doel: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, b)). Bewaartermijn: zolang het account bestaat; u kunt het op elk moment verwijderen via e-mail.
2.5. Nieuwsbrief (enkel bij opt-in)
VOEP verstuurt op dit moment geen marketingnieuwsbrieven. Brevo wordt enkel gebruikt voor transactionele e-mail (orderbevestigingen, facturen, wachtwoord-resets), op basis van contractuitvoering (art. 6, lid 1, b)).
Doel: uw toestemming (art. 6, lid 1, a)). Bewaartermijn: tot uw uitschrijving. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink in één klik.
2.6. Serverlogs en beveiliging
Hostinger logt automatisch: IP-adres, datum/tijd van het verzoek, opgevraagde URL, HTTP-status, user-agent, referrer.
Doel: ons gerechtvaardigd belang om de site veilig en operationeel te houden (art. 6, lid 1, f)). Bewaartermijn: doorgaans 30 dagen, conform de standaardinstellingen van Hostinger.
2.7. Cookies en analytics
Zie de Cookies-sectie in de juridische vermeldingen. Niet-essentiële analytische cookies worden enkel geplaatst met uw voorafgaande toestemming (art. 6, lid 1, a)).
3. Wie ziet uw gegevens nog — ontvangers en verwerkers
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden die nodig zijn voor de werking van de shop. Elk van hen is een verwerker in de zin van art. 28 AVG, met een (beschikbare) verwerkersovereenkomst, en hieronder opgesomd met rol, betrokken gegevens, verwerkingsland en rechtsgrond.
| Ontvanger | Rol | Gegevens | Land | Rechtsgrond (art. 6 AVG) |
|---|
| Hostinger International Ltd. |
Domein, webhosting, e-mailhosting, back-ups, serverlogs. |
Alle site-inhoud, bestelgegevens, klantberichten, serverlogs (incl. IP), mailbox-inhoud van info@vintageoutboardengineparts.com. |
Cyprus (EU) |
6(1)(b) en 6(1)(f) |
| Automattic Inc. (WooCommerce) |
E-commerce engine voor bestellingen, producten en winkelmandje. Bestelgegevens worden opgeslagen in de eigen databank (gehost door Hostinger). Er worden geen telemetriegegevens naar Automattic verstuurd. |
Bestelgegevens, winkelmandgegevens, accountgegevens (indien aangemaakt). |
VS |
6(1)(b) |
| WooPayments (Automattic Inc.) en Stripe, Inc. |
Betaalverwerker. |
Naam kaarthouder, facturatieadres, getokeniseerde kaartgegevens, transactiemetadata. |
VS (EU-verkeer via Stripe Payments Europe Ltd., Ierland) |
6(1)(b) en 6(1)(c) |
| PostNL N.V. (en eventuele toekomstige vervoerders) |
Verzending. |
Naam, leveringsadres, telefoon (indien vereist door vervoerder), bestelreferentie. |
Nederland (EU) |
6(1)(b) |
| Brevo SAS |
Verwerker van transactionele e-mail (orderbevestigingen, facturen, wachtwoord-resets). NIET gebruikt voor marketingnieuwsbrieven. |
E-mailadres, naam, transactionele inhoud. |
Frankrijk (EU) |
6(1)(b) |
| Awesome Motive, Inc. (WP Mail SMTP) |
WordPress-plugin die alle uitgaande e-mails van de site via Brevo verstuurt (zie Brevo hierboven). |
Enkel plugin-software; Awesome Motive bewaart geen persoonsgegevens. De e-mailinhoud loopt via Brevo. |
VS (enkel softwareleverancier) |
6(1)(f) |
| Web3Forms |
Externe doorgeefdienst voor het contactformulier. Web3Forms ontvangt de inzending en stuurt deze door naar de mailbox van VOEP. Zie web3forms.com/privacy voor opslaglocatie en bewaartermijn. |
Naam, e-mail, bericht, IP / user-agent (anti-spam). |
Volgens Web3Forms-privacybeleid |
6(1)(f) |
| Google LLC — Site Kit, Search Console |
Webmasterdiagnose en zoekindexering. |
URL's, crawldata, zoekopdrachten (geaggregeerd), Site Kit-auth-cookies. |
VS |
6(1)(f) |
| Google LLC — Google Fonts |
Externe fontlader (fonts.googleapis.com). |
IP-adres, user-agent (enkel HTTP-request; geen cookie). |
VS |
6(1)(f) |
| Rank Math (on-site SEO-plugin) |
SEO-beheerplugin die volledig op de WordPress-installatie draait. Standaard geen gegevensdeling met derden. |
Geen externe deling. |
n.v.t. (on-site) |
n.v.t. |
4. Internationale doorgiften
Sommige verwerkers zijn gevestigd in of verwerken gegevens in de Verenigde Staten (Automattic, Stripe, Awesome Motive, Google). Voor deze doorgiften steunen wij op:
- het EU–US Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van 10 juli 2023), waar de verwerker daaronder gecertificeerd is; en/of
- de Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie van 4 juni 2021, waar geen Framework-certificering aanwezig is.
Voor Web3Forms staat de opslaglocatie vermeld in hun eigen privacybeleid op web3forms.com/privacy; voor elke doorgifte buiten de EU wordt op dezelfde SCC-/Framework-basis gesteund.
5. Bewaartermijnen
- Bestel- en factuurgegevens: 7 jaar vanaf factuurdatum (Wetboek van Economisch Recht, art. III.86 en III.88).
- Contactformulier-berichten: 12 maanden vanaf laatste reactie.
- Serverlogs: doorgaans 30 dagen (standaard Hostinger).
- Nieuwsbriefgegevens: tot uitschrijving.
- Analytische gegevens: niet verzameld (VOEP gebruikt geen analyse- of trackingscripts).
6. Uw rechten
Op grond van de artikelen 15 tot en met 22 van de AVG heeft u het recht om:
- de persoonsgegevens die wij van u bewaren in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- gegevens te laten verwijderen ("recht om vergeten te worden"), binnen de grenzen van onze wettelijke bewaarverplichtingen;
- de verwerking te laten beperken;
- uw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (incl. profiling, indien van toepassing);
- uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit de reeds verrichte verwerking aantast;
- niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen — wij doen niet aan dergelijke geautomatiseerde besluitvorming.
Voor de uitoefening van deze rechten mailt u info@vintageoutboardengineparts.com. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.
7. Klachtrecht
Indien u meent dat wij uw gegevens niet correct verwerken, kunt u klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
- Autoriteit
- Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
- Adres
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België
- Website
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
8. Kinderen
Deze site is niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Indien u meent dat een kind ons toch gegevens heeft bezorgd, neem dan contact op zodat wij deze kunnen verwijderen.
9. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid bijwerken. De actuele versie met de datum "Laatst bijgewerkt" is steeds beschikbaar op deze URL.
